Bij Better Meetings draait alles om betekenisvolle ontmoetingen. Gelegen in een historisch pand, middenin de bossen van de Utrechtse Heuvelrug, biedt deze vergaderlocatie een warme en inspirerende omgeving. Persoonlijke service staat hier voorop, maar dan wel met de efficiëntie van digitalisering. Als trotse B-Corp organisatie met een duurzame visie en oog voor detail zorgt Better Meetings ervoor dat het team optimaal kan werken en de gasten zich altijd thuis voelen.
Sinds 2021 werkt Better Meetings met de software van MICE Operations en dat zorgde voor een wereld van verschil. “Voorheen deden we alles handmatig,” vertelt Kim, salescoördinator bij Better Meetings. “Van het maken van draaiboeken en keukensheets tot het bijhouden van klantgegevens, het was super tijdrovend.” Tijd voor verandering dus. Na een zoektocht langs verschillende systemen, kozen ze voor de software van MICE Operations. De overstap naar een nieuwe manier van werken verliep vlot. “Het team moest wennen aan de nieuwe keukenlijsten en draaiboeken, maar dankzij de juiste begeleiding en implementatiesessies werkten we al snel stukken efficiënter,” aldus Kim.
De tekst gaat verder onder de foto. ⤵️
Een persoonlijke aanpak, ook digitaal
De aanvraagmodule op de website van Better Meetings zorgt ervoor dat klanten zelf hun meetings kunnen plannen en makkelijk kunnen aangeven wat ze willen. Klantgegevens, extra wensen, tijdschema’s: alles komt overzichtelijk bij elkaar. Ook draaiboeken worden dankzij de overzichtelijke aanvragen in een handomdraai gemaakt. “Als een klant extra’s aanvinkt, zoals smoothies of snacks, komt dat direct terug in het draaiboek. Dat scheelt ons tijd en voorkomt dat we dingen mislopen. Daarbij is het ook een handige manier van upsellen!” legt Kim uit.
De software blijft ontwikkelen. Dat zorgt ervoor dat onze planning ook steeds makkelijker en efficiënter wordt.
Kim, salescoördinator Better Meetings
Soms levert de aanvraagmodule ook verrassende keuzes op. “Sommige klanten kiezen álle extra’s: snacks, smoothies, borrels… Dan bel ik even om samen te kijken wat echt past. Liever goed persoonlijk advies dan verspilling!”
Samen groeien met MICE
Better Meetings is altijd bezig met het optimaliseren van hun werkproces, en dat waarderen ze ook in MICE. “De software blijft ontwikkelen. Dat zorgt ervoor dat onze planning ook steeds makkelijker en efficiënter wordt. En als ik ergens tegenaan loop? Dan chat ik gewoon even via het help-icoontje. Het snelle en persoonlijke contact met MICE is top.”
Met MICE Operations combineert Better Meetings persoonlijke gastvrijheid met een slimme workflow. Minder administratie, meer tijd voor échte ontmoetingen.
